Gestione Albo Fornitori Web

Il D.Lgs. 163 del 2006 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE) e i successivi decreti attuativi regolamentano le procedure che la pubblica amministrazione deve seguire per l'assegnazione dei contratti.

Questo codice prevede l'istituzione di un apposito albo dei fornitori qualificato, al quale le imprese possono iscriversi per poter partecipare all'assegnazione dei lavori e delle gare. Questo albo, inoltre, deve essere pubblico e reso disponbile a chi lo voglia consultare.

Fastcom Group, per venire incontro a questa nuova necessità della pubblica amministrazione, ha sviluppato la Gestione Albo Fornitori Web.

La Gestione Albo Fornitori Web è un applicativo fruibile interamente a mezzo web tramite il quale, l'ente pubblico, può endere disponibile e mantenere aggiornate le angrafiche contenute all'interno del proprio albo fornitori.

La gestione di queste anagrafiche è completa di tutto quanto possa essere necessario, sia a qualificare le imprese in esso presenti, sia per permettere una veloce ed efficace selezione dei giusti fornitori da far partecipare ad una qualsiasi gara.

Oltre a una completa scheda anagrafica dell'impresa, è possibile gestire le informazioni relative alle certificazioni che il forniotre detiene:

  • Certificazione di qualità - ISO
  • Certificazione Ambientale
  • Certificazione SOA (con specifica delle categorie e classifiche SOA)
  • Certificazione di responsabilità sociale - OHSAS)

Inoltre a ciascuna anagrafica è possibile assicare un numero variabile di categorie merceologiche, tramite il quale è possibile selezionare il giusto elenco di fornitori da far partecipare ad una deterimnata gara.

Da quanto disposto dalla Legge 136 del 13/08/2010, per ciascuna anagrafica vi è un'apposita sezione relativa alla "Tracciabilità dei flussi finanziari", ove possono essere archiviate le informazioni necessarie.

La registrazione di un fornitore all'albo è gestita interamente via web, tramite un'apposita procedura dove ciascuna azienda può sottoporre la propria candidatura. Per i fornitori già regstrati all'albo è possibile, in qualsiasi momento, sottoporre le modifiche dei propri dati in qualsiasi momento. Tutti i processi sono sottoposti ad un passaggio di validazione dal parte del gestore dell'albo, che può accettare o rifutare, allegando un'opportuna motivazione, la proposta di registrazione o di modifica dei dati. Anche l'aspetto comunicazionale dell'applicativo è stato curato nei minimi dettagli. Il gestore ha a disposizione una gestione completa di liste di distribuzione tramite le quali può, in qualsiasi momento,  contattare gli iscritti all'labo per ogni eventuale comunicazione.

Gestione Albo Fornitori Web: aree di intervento

L’applicativo permette di automatizzare ed ottimizzare i seguenti procedimenti:

  • invio e ricezione delle richieste di iscrizione all'albo dei fornitori ;
  • aggiornamento della documentazione relativa all'iscrizione all'albo fornitori per ciascuna azienda iscritta;
  • gestione dell'albo fornitori da parte degli operatori addetti;
  • gestione delle comunicazioni con le aziende iscritte all'albo;

Gestione Albo Fornitori Web: principali funzionalità lato utente (front office)

L'applicativo permette di effettuare la richiesta d’iscrizione all'albo dei fornitori direttamente sul sito web dell’ente.
Ciò avviene compilando un apposito modulo elettronico tramite il quale vengono sottoposti ed inviati:

  • i dati anagrafici del richiedente (solitamente l’ amministratore);
  • i dati identificativi dell’azienda;
  • la documentazione necessaria, sottoforma di allegati in formato PDF, per ottenere l’iscrizione all'albo fornitori;

Una volta completato il processo d’iscrizione all'albo ogni fornitore riceve le proprie credenziali di accesso, che gli consentiranno di entrare nell'area riservata del sito ed effettuare le seguenti operazioni:

  • verificare ed aggiornare la documentazione a proprio carico, ossia:
  • modifica dei dati anagrafici e di ubicazione;
  • aggiunta e/o sostituzione di documenti allegati (certificati)
  • visionare eventuali comunicazioni inviate dagli operatori ed indirizzate a tutti i fornitori iscritti
  • leggere comunicazioni riservate alla propria azienda o alla categoria di appartenenza (es. invito ad aggiornare determinati documenti)

Gestione Albo Fornitori Web: principali funzionalità lato operatore (back office)

L'applicativo dispone di una area riservata per la gestione alla quale si accede inserendo specifiche credenziali. L’operatore entrando in questa area assume il ruolo di gestore dell’albo fornitori con possibilità di effettuare le operazioni di:

  • Inserimento / Abilitazione / Cancellazione di un fornitore
  • Modifica dei dati relativi a un fornitore
  • Controllo della situazione dei singoli fornitori (attraverso query preimpostate)
  • Ricerche di fornitori con determinate caratteristiche attraverso l’applicazione di filtri (categorie di appartenenza, certificazioni possedute, etc.)
  • Invio di comunicazioni ai fornitori con modalità: singolo fornitore / per categoria di appartenenza / a tutti i fornitori


Gestione Albo Fornitori Web: abilitazione di un fornitore

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - Verifica modifica dati

Gestione Albo Fornitori Web: cancellazione di un fornitore

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - cancellazione di un fornitore

Gestione Albo Fornitori Web: modifica dei dati di un fornitore

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - modifica dei dati di un fornitore

Gestione Albo Fornitori Web: flusso di registrazione di un fornitore

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - flusso di registrazione di un fornitore

Gestione Albo Fornitori Web: fornitori già iscritti all’albo

La registrazione di una azienda all’albo fornitori avviene attraverso un modulo presente in una pagina web con indirizzo del tipo: http://www.nomeazienda.it/albofornitori. Nella pagina è presente anche un modulo di autenticazione per l’accesso .

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - fornitori già iscritti all'albo

Gestione Albo Fornitori Web: registrazione di un nuovo fornitore

Il primo passo è l’autorizzazione al trattamento dei dati personali secondo la legge sulla privacy.

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - registrazione di un nuovo fornitore - passo 1 - informativa privacy

I passi successivi sono l’inserimento dei dati relativi all’anagrafica, alle varie certificazioni, alle classi merceologiche e infine alle responsabilità sociali. Segue l’invio di tutti i dati.

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - registrazione di un nuovo fornitore - passo 2 - dati anagrafici

All’atto dell’invio della documentazione necessaria per l’iscrizione, il gestore del servizio, riceve un avviso, attraverso posta elettronica, che gli comunica l’intenzione di una nuova azienda ad iscriversi all’albo fornitori.

L’operatore, attraverso l’area di gestione, può valutare la documentazione che l’azienda candidata ha inviato e decidere se procedere con l’abilitazione di tale azienda iscrivendola all’albo.
 
Tale operazione provvede alla creazione di credenziali di accesso che saranno poi utilizzate dal fornitore per entrare nella propria area riservata. Tali credenziali sono poi trasmesse al fornitore mediante procedura convenzionale (posta ordinaria, posta elettronica, fax).

Da questo momento in poi l’azienda risulta iscritta all’albo dei fornitori con la possibilità di accedere alla propria area riservata mediante i parametri ricevuti e operare secondo le funzionalità illustrate precedentemente.

Gestione Albo Fornitori Web: flusso di modifica dei dati del fornitore

Software Gestione Albo Fornitori per Aziende Pubbliche - registrazione di un nuovo fornitore - flusso di modifica dei dati del fornitore

Il fornitore accede all’area privata immettendo le proprie userid e password

Il fornitore modifica i dati che ritiene opportuno ed al termine invia il modulo

L’operatore di back office, normalmente  appartenente all’ufficio acquisti, riceve un avviso, attraverso posta elettronica, che gli comunica la richiesta di modifica dati da parte di un’azienda.

Successivamente l’operatore valuta la congruità della modifica richiesta dal fornitore e a seconda dei casi può:

Approvare la modifica aggiornando i dati del fornitore secondo la richiesta e inviando comunicazione al fornitore dell’accaduto

Rifiutare la modifica richiesta inviando comunicazione al fornitore circa i motivi del rifiuto

 

 

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